Koppelen met je eigen systemen

Je verkiezing kan aansluiten op je eigen systemen, zoals CRM, nieuwsbrief en analytics. Vaak is een import of export al genoeg. Een rechtstreekse koppeling bekijken we per verkiezing, omdat die afhangt van wat jouw systeem kan.

Begin bij de vraag wat je wilt bereiken

Veel organisaties vragen om een koppeling, terwijl ze eigenlijk iets anders nodig hebben: een lijst deelnemers in de software krijgen, of na afloop gegevens terughalen. Schrijf daarom eerst op welke gegevens van waar naar waar moeten, hoe vaak en waarom. Vaak blijkt een eenvoudige oplossing genoeg.

Importeren en exporteren

Dit is de meest gebruikte route.

• Kandidaten importeren: heb je al een lijst met deelnemers, dan hoeft niemand die over te tikken.
• Nominaties exporteren: voor je jury of voor je eigen beoordeling.
• Stemmers exporteren: als dat past bij je afspraken over privacy en toestemming.
• Resultaten exporteren: voor je rapportage of je eigen analyse.

Een export is makkelijk te controleren, en je weet precies wat er wanneer is overgedragen. Bij eenmalige processen is dat vaak de veiligste keuze.

Aanmelden op je eigen manier

Je hoeft niet alles in de verkiezingssite te doen. Bij de Shopping Awards bleef het aanmelden bij de organisatie, met een uploadknop voor logo's en foto's. Die gegevens kwamen vervolgens in het verkiezingsplatform in de stijl van de klant. Zo sluit de verkiezing aan op hoe de organisatie al werkte.

Nieuwsbrief en CRM

Wil je stemmers of deelnemers opnemen in je CRM of nieuwsbrief, dan kan dat alleen met de juiste toestemming. Regel dus eerst de opt-in in het formulier, en kijk daarna hoe de gegevens overkomen. Koppelingen en automatisering zijn mogelijk, maar welke vorm past, verschilt per systeem.

Analytics en campagnes

Wil je meten wat bezoekers en stemmers doen? De verkiezing kan worden gekoppeld aan bijvoorbeeld Google Analytics of advertentieplatformen. Zo zie je welke kanalen stemmers opleveren. Let op dat dit samenhangt met je cookieverklaring en de toestemming van bezoekers.

Wat je vooraf uitzoekt

• Welke systemen wil je gebruiken, en wie beheert ze?
• Welke velden heb je nodig, en in welk formaat?
• Is het eenmalig of doorlopend?
• Mag deze data volgens je privacyafspraken worden overgedragen?
• Wie test de koppeling, en wanneer?

Neem deze vragen mee in het eerste gesprek. Een koppeling kost voorbereiding, en de stemperiode wacht niet. Wil je iets specifieks, zoals inloggen via je eigen community, vraag dan vooraf of dat haalbaar is. Dat is geen standaard, en we beloven het niet voordat we jouw systeem hebben bekeken.

Houd het eenvoudig

Elke koppeling is iets wat kan haperen, juist op een druk moment. Vraag je daarom af of het tijdens de verkiezing moet, of dat het ook na afloop kan. Veel zaken die eerst urgent lijken, kun je prima met een export oplossen. Een verkiezing duurt een paar weken, en dan is een eenvoudige oplossing vaak beter dan een uitgebreid project.

Loopt je verkiezing elk jaar, dan wordt een koppeling interessanter. Gebruik de eerste editie om te leren welke gegevens je echt gebruikt, en kijk daarna wat de moeite waard is om te automatiseren.

Bekijk ook

• Shopping Awards