Reglement en actievoorwaarden

In het reglement van een publieksverkiezing staat wie mag meedoen, hoe de winnaar wordt bepaald en wat er gebeurt als regels worden overtreden. Maak het openbaar voordat de aanmelding opent, zodat je er tijdens de verkiezing op kunt terugvallen.

Waarom een reglement nodig is

De meeste discussies ontstaan in de laatste week, als de spanning oploopt. Heb je dan vooraf de regels vastgelegd, dan hoef je niets te verzinnen. Een reglement beschermt ook jou: je kunt een deelnemer uitsluiten of een stem niet meetellen op basis van wat iedereen van tevoren kon lezen.

Wat er in moet staan

Organisatie en deelname

• Wie de organisator is en hoe je die bereikt.
• Wie mag meedoen: voorwaarden, gebied en eventuele diploma's of leeftijd.
• Hoe je meedoet en tot wanneer.
• Wie niet mag meedoen, zoals medewerkers van de organisator.

Stemmen

• Wie mag stemmen, en hoe vaak.
• Dat een stem pas telt na bevestiging per e-mail.
• Wanneer het stemmen begint en eindigt.
• Dat dubbele stemmen niet meetellen en dat stemmen worden gecontroleerd voordat ze meetellen.

De uitslag

• Hoe de winnaar wordt bepaald: publiek, jury of een combinatie, met de weging.
• Welke rondes er zijn en hoeveel deelnemers doorgaan.
• Of er een minimum aantal stemmen geldt.
• Wat er gebeurt bij een gelijke stand.
• Wanneer en waar de uitslag bekend wordt.

Handhaving

• Wat niet is toegestaan bij campagne voeren.
• Wat er gebeurt bij overtreding, tot en met uitsluiting.
• Wie daarover beslist.
• Hoe iemand bezwaar maakt, en dat het besluit daarna definitief is.

Rechten en privacy

• Dat deelnemers toestemming geven voor gebruik van naam, foto en tekst.
• Een verwijzing naar je privacyverklaring.
• Hoe de titel na afloop gebruikt mag worden.

Reglement of actievoorwaarden?

Het reglement gaat over de verkiezing. Actievoorwaarden heb je nodig als je iets extra's doet, zoals een cadeau verloten onder stemmers. Daarvoor gelden in Nederland de regels voor promotionele kansspelen. Laat die voorwaarden door een jurist nakijken, of houd het simpel en verloot niets.

Schrijf het leesbaar

Gebruik korte artikelen en gewone taal. Een deelnemer moet in een paar minuten weten waar hij aan toe is. Beschrijf wat de controle doet, maar niet hoe die precies werkt. Wie dat weet, kan er omheen werken.

Maak de regels ook praktisch. De Amateurscheidsrechter van het Jaar laat zien hoe voorwaarden in een traject passen: elke nominatie wordt gecontroleerd, onder meer op het bezit van een KNVB-diploma. Zo'n eis hoort dus in je reglement, en niet pas in een mail achteraf.

Wijzigen tijdens de verkiezing

Doe dat liever niet. Is een aanpassing toch nodig, leg die dan uit aan alle deelnemers tegelijk, met de reden erbij. Neem alvast een artikel op dat zegt dat je in bijzondere gevallen mag beslissen waar het reglement niet in voorziet.

Dit artikel is geen juridisch advies. Laat bij grote prijzen of gevoelige onderwerpen een jurist meekijken.

Bekijk ook

• Amateurscheidsrechter van het Jaar