Bijgewerkt 5 november 2026. Door Willem Bloem, directeur Vote Company.
Maak de tijdlijn van een verkiezing door terug te rekenen vanaf de uitreiking. De technische basis staat in ongeveer twee weken, maar je hebt vooral tijd nodig voor deelnemers werven, stemmen verzamelen en controleren.
Zet de bekendmaking of uitreiking vast op de kalender. Werk daarna achteruit. Dan zie je meteen of je plan past, en je voorkomt dat de stemperiode te kort wordt omdat de aanmelding uitliep. De fases hieronder staan in volgorde. Hoe lang elke fase duurt, hangt af van je verkiezing.
Bepaal doel, doelgroep, categorieën en wie beslist. Spreek partners en sponsors aan, want die hebben vaak de langste aanloop. Maak dan pas keuzes over rondes en jury.
Schrijf het reglement en de criteria. Verzamel de teksten en het beeld voor de site. Ook de afspraken over privacy horen hier, zoals de verwerkersovereenkomst.
De basis van een stemomgeving staat in ongeveer twee weken. Het meeste werk zit daarna in content en communicatie, en dat ligt grotendeels bij jou. Neem de tijd om de hele route te testen, van aanmelden tot de bevestigingsmail. Bij een herhaling op een bestaande omgeving gaat dit vaak sneller.
Werk je met een eigen adres, regel dat dan op tijd met je ICT-beheerder. In het laatste kwartaal van het jaar is het bij veel verkiezingen druk, dus plan dan wat ruimer.
Open het formulier en benader je doelgroep. Geef genoeg tijd, want deelnemers hebben een motivatie, foto of video nodig. Reken ook de beoordeling van aanmeldingen mee. Bij de Amateurscheidsrechter van het Jaar wordt elke nominatie gecontroleerd, en dat kost tijd als er veel binnenkomen.
Veel verkiezingen hebben een stemperiode van enkele weken. Zo was het ook bij de MKB Innovatie Top 100. Die tijd is nodig, omdat deelnemers hun achterban meerdere keren moeten oproepen. Plan tussenstanden op vaste momenten. Vermijd vakanties als je doelgroep dan weg is.
Sluit het stemmen ruim voor de bekendmaking. Stemmen worden gecontroleerd voordat ze meetellen, en dat doe je niet in een uur. Heb je een jury, dan moet die daarna of tegelijk aan de slag. Plan de jurydag dus ook in.
Maak de winnaars bekend. De avond regel je zelf of met een partner, de software levert de eindstand. Daarna volgen het persbericht, materiaal voor winnaars en eventuele rapporten voor genomineerden.
Heb je meerdere rondes, dan herhaal je fase 5 en 6 per ronde. Bij regionale rondes met een landelijke finale, zoals bij de Amateurscheidsrechter, schuiven die fases achter elkaar. Bespreek de planning daarom vroeg, dan kunnen we meedenken over wat haalbaar is.
