Bij het organiseren van digitale MR-verkiezingen komt vaak meer kijken dan vooraf wordt gedacht. Zeker wanneer er verkiezingen plaatsvinden binnen meerdere geledingen en verschillende afdelingen betrokken zijn, zoals HR, communicatie en ICT.
Voor het Grafisch Lyceum Rotterdam was een goede voorbereiding daarom essentieel. Samen met de kiescommissie werd gewerkt aan een zorgvuldig proces rondom zowel de kandidaatstelling als de uiteindelijke verkiezingen.
Met +/- 200 medewerkers en verkiezingen binnen meerdere geledingen was het belangrijk dat het proces niet alleen veilig en betrouwbaar verliep, maar ook praktisch uitvoerbaar bleef voor alle betrokkenen.
Volgens Peter-Jan van den Burg en Karin Donk begint een succesvolle verkiezing vooral met tijdig starten. Binnen veel organisaties zijn meerdere afdelingen afhankelijk van elkaar. HR moet gegevens aanleveren, ICT zal de technische instellingen willen inregelen en de kandidaten van de MR willen tijdig campagne kunnen voeren. In de praktijk blijkt dat verkiezingen niet altijd direct prioriteit krijgen binnen alle afdelingen, waardoor vertraging snel kan ontstaan.
Daarom adviseert het Grafisch Lyceum om minimaal 13 weken vóór de verkiezingsdatum te starten met de voorbereidingen.
Tijdens het traject kwamen een aantal belangrijke aandachtspunten naar voren die veel rust gaven in het proces.
Een van de belangrijkste lessen was dat HR en ICT vroegtijdig moeten aansluiten bij het traject. HR is vaak verantwoordelijk voor het aanleveren van medewerkersgegevens en kieslijsten. ICT kan daarnaast tijdig zaken zoals whitelisting inrichten zodat e-mails correct worden ontvangen binnen de organisatie.
Wanneer deze stappen te laat plaatsvinden, kan dit gevolgen hebben voor de planning van de verkiezingen.
Bij digitale verkiezingen blijft het belangrijk dat alle stappen aansluiten op het geldende MR-reglement. Volgens de kiescommissie helpt het om vooraf een volledige tijdslijn uit te werken waarin onder andere wordt opgenomen:
Kandidaatstelling
Communicatiemomenten
Verwerkingsovereenkomst
Testmomenten
Whitelisting
Livegang van de verkiezing
Daarnaast werd benadrukt dat alle informatie minimaal 5 werkdagen en bij voorkeur 7 dagen voorafgaand aan de kandidaatstelling of verkiezing volledig in de aanleveromgeving van MRverkiezingen.nl beschikbaar moet zijn.
Een belangrijk positief punt binnen het traject was de mogelijkheid om vooraf een test uit te voeren voordat de verkiezing live ging. Hierdoor konden:
Controles worden uitgevoerd
Instellingen worden getest
E-mails worden gecontroleerd
Eventuele fouten vooraf worden opgelost
Volgens het Grafisch Lyceum gaf dit extra vertrouwen richting de daadwerkelijke livegang.
Tijdens verkiezingen ontstaan vrijwel altijd vragen vanuit kandidaten, medewerkers of de kiescommissie zelf. Daarom werd een centrale vraagbaak als zeer belangrijk ervaren.
Snelle opvolging en bereikbaarheid maakten volgens de organisatie een groot verschil tijdens het traject.
“Een adequate vraagbaak die snel reageert is essentieel. Ook bij afwezigheid van de kiescommissie de opvolging goed geregeld zijn.”
Ook de communicatie richting de kandidaten speelde een belangrijke rol. Er werd aangeven dat het direct meenemen van hulpmiddelen in de communicatie, zoals een motivatiegenerator voor kandidaten prettig was. Door dit direct in de eerste e-mail op te nemen, kunnen kandidaten sneller en eenvoudiger hun informatie aanleveren.
Een belangrijk positief punt binnen het traject was de mogelijkheid om vooraf een test uit te voeren voordat de verkiezing live ging. Hierdoor konden:
Controles worden uitgevoerd
Instellingen worden getest
E-mails worden gecontroleerd
Eventuele fouten vooraf worden opgelost
Volgens het Grafisch Lyceum gaf dit extra vertrouwen richting de daadwerkelijke livegang.
Tijdens verkiezingen ontstaan vrijwel altijd vragen vanuit kandidaten, medewerkers of de kiescommissie zelf. Daarom werd een centrale vraagbaak als zeer belangrijk ervaren.
Snelle opvolging en bereikbaarheid maakten volgens de organisatie een groot verschil tijdens het traject.
“Een adequate vraagbaak die snel reageert is essentieel. Ook bij afwezigheid van de kiescommissie de opvolging goed geregeld zijn.”
Ook de communicatie richting de kandidaten speelde een belangrijke rol. Er werd aangeven dat het direct meenemen van hulpmiddelen in de communicatie, zoals een motivatiegenerator voor kandidaten prettig was. Door dit direct in de eerste e-mail op te nemen, kunnen kandidaten sneller en eenvoudiger hun informatie aanleveren.
4x
hogere opkomst bij digitale stemmingen
66%
van de leden heeft zijn stem uitgebracht
15+
jaar ervaring
68%
van de klanten geeft ons een 9+
1.000+
georganiseerde stemmingen
Wij helpen je graag om de mogelijkheden door te nemen.
Neem contact op
