AVG en toestemming

Bij een publieksverkiezing verwerk je persoonsgegevens, dus de AVG geldt. Vraag alleen wat je nodig hebt, vertel waarvoor je het gebruikt, vraag aparte toestemming voor nieuwsbrieven en sluit een verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier.

Welke gegevens verwerk je?

Een stemmer laat in elk geval een e-mailadres achter, want daarmee wordt de stem bevestigd. Deelnemers leveren vaak meer aan: naam, foto, motivatie en contactgegevens. Dat zijn persoonsgegevens, ook als het om een zakelijke deelnemer gaat. Dit is ook waarom een publieksverkiezing niet hetzelfde is als een geheime stemming. Schrijf op je site dus niet zomaar dat stemmen anoniem is.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Is de verkiezing van jou, dan bepaal jij waarvoor gegevens worden gebruikt. Jij bent dan de verantwoordelijke en eigenaar van de gegevens. Vote Company verwerkt ze in jouw opdracht. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Daarin staat ook dat de gegevens binnen de afgesproken termijn worden verwijderd.

Wat je moet regelen

• Vraag alleen gegevens die je echt nodig hebt.
• Zet in een privacyverklaring op de verkiezingssite wie je bent, wat je verzamelt, waarvoor en hoe lang.
• Spreek de bewaartermijn vooraf af. Gegevens blijven niet langer bewaard dan nodig is.
• Regel hoe iemand zijn gegevens kan inzien of laten verwijderen.
• Sluit de verwerkersovereenkomst voordat je live gaat.

Toestemming voor nieuwsbrieven

Een stem is geen toestemming om iemand te mailen. Wil je stemmers later benaderen, voeg dan een aparte keuze toe:

• Het vakje staat standaard uit.
• Stemmen moet ook lukken zonder aan te vinken.
• De tekst noemt wie mailt en waarover.
• Elke partij krijgt een eigen keuze. Een opt-in voor jou geldt niet voor een sponsor.
• Iemand kan zich altijd weer afmelden.

Bewaar ook wanneer iemand toestemming gaf, en met welke tekst. Dan kun je dat later aantonen.

Deelnemers en hun beeld

Vraag toestemming om naam, foto en tekst te publiceren. Zet dat in het aanmeldformulier én in je reglement. Bij een nominatie door iemand anders heeft de genomineerde zelf niet gekozen. Neem dan contact op en vraag akkoord voordat de persoon online komt. Controleer ook of de inzender de rechten op een foto heeft.

Bij kinderen onder de 16 jaar vraag je toestemming aan een ouder of verzorger.

Stemmen delen met deelnemers

Een genomineerde wil vaak weten wie er gestemd heeft. Deel dat niet, tenzij stemmers daar vooraf duidelijk voor gekozen hebben. Geef deelnemers liever samengevatte informatie, bijvoorbeeld cijfers of feedback zonder naam. Bij de Dutch Fitness Awards krijgen clubs feedback van hun leden. Spreek vooraf af wat wel en niet gedeeld wordt, en vertel dat ook aan stemmers.

Wat de software doet

Stemmers bevestigen hun stem per e-mail, dus het e-mailadres is nodig om de stem te laten meetellen. De afspraken over de verwerking staan in de verwerkersovereenkomst, en ook met subverwerkers sluiten we verwerkersafspraken. Meer over de beveiliging lees je op onze pagina over beveiliging.

Dit artikel is geen juridisch advies. Heb je een functionaris gegevensbescherming, betrek die dan vroeg. Bij overheden en onderwijsinstellingen is dat vaak verplicht.

Bekijk ook

• Dutch Fitness Awards